Что такое система управления обучением и для чего она нужна компаниям?

Как выглядит процесс обучения нового сотрудника в компании, где принят очный формат передачи знаний от наставника к новичку?

Пример. С понедельника в отдел продаж вышел новый сотрудник, поэтому усилия руководителя отдела и HR-менеджера направлены на то, чтобы ввести в курс дела новичка, познакомить с коллективом и компанией, рассказать о правилах работы и продуктах или услугах, которые предстоит продавать. Специалисты тратят массу времени на сбор актуальной информации, пересылку материалов и личные беседы, которое могли бы использовать для решения более серьезных задач.

Знакомо?

При таком формате обучения существует ряд недостатков.  Во-первых, есть риск, что знания могут передаваться каждый раз по-разному — и по объему, и по содержанию. Во-вторых, нет данных о том, кто из сотрудников и какие темы изучил. Сбор такой информации происходит вручную. В-третьих, проверка усвоения материала носит формальный характер и необъективна. В лучшем случае результаты фиксируются где-то дополнительно.

Для оптимизации процесса обучения персонала большинство компаний на определенном этапе приходит к электронному обучению и использованию специальных сервисов для управления им.

Разберемся с понятиями.

Электронное обучение (анг. e-learning, сокращение от анг. electronic learning) – это обучение при помощи информационных и электронных технологий. Оно предполагает самостоятельную работу с электронными материалами, с использованием ПК, планшета или смартфона, удаленное прохождение курсов и проверочных заданий, получение оценок и возможность дистанционного взаимодействия с преподавателем.

Система управления обучением (анг. learning management system, LMS) — программное приложение для администрирования учебных курсов в рамках дистанционного обучения. Другими словами, это платформа для электронного обучения, которая позволяет управлять учебными курсами и слушателями. Как правило, она объединяет в себе три сервиса в одном: систему для хранения и систематизации учебных материалов в курсы, систему контроля успеваемости и усвоения знаний, систему сбора статистики по обучению.

Как организовано обучение с использованием LMS?

Для запуска обучения в новом формате необходимо сделать 4 простых шага:

Шаг 1: Создать на платформе корпоративный аккаунт и настроить его под компанию.

Шаг 2: Загрузить учебные материалы, сформировать из них курсы и составить проверочные задания.

Шаг 3: Добавить в систему сотрудников и назначить им нужные курсы для изучения.

Шаг 4: Оценивать прогресс по прохождению курсов и результаты по тестам и заданиям.

Примеры задач, которые помогает решать система управления обучением в компании:

• Сформировать единую базу знаний — собрать и актуализовать все учебные материалы в одном месте
• Систематизировать учебные материалы — сделать учебные курсы по отдельным темам обучения
• Повысить качество обучения — стандартизировать процесс, определить единый понятийный аппарат
• Автоматизировать процесс назначения учебных курсов и контролировать их прохождение
• Оценивать результаты усвоения материалов и контролировать успеваемость через проверочные тесты   
• Получать статистику по обучению — собирать данные и аналитику по курсам и слушателям
• Мотивировать сотрудников — встроить обучение в систему роста сотрудников (грейды, KPI)

Использование LMS позволяет значительно экономить ресурсы. Как показывает практика, финансовые затраты на обучение могут быть сокращены на 58%, временные – на 68%. Экономический эффект для конкретной компании будет зависеть от ее размера, текучести кадров и количества курсов, которые необходимы сотрудникам. Чем выше цифры по этим показателям, тем на большую экономию финансовых и временных ресурсов и быструю окупаемость LMS можно рассчитывать.

При использовании системы управления обучением наш пример выше выглядел бы так.

Пример. С понедельника в отдел продаж вышел новый сотрудник. HR-менеджер представил его коллегам и предоставил доступ к обучающей платформе. Руководитель отдела назначил новому сотруднику необходимые для изучения курсы и дистанционно проверяет прогресс новичка по прохождению обучения и результаты проверочных тестов. Новый сотрудник изучает назначенные материалы в удобное время без привязки к наставнику, но под его контролем. Новичок может обучаться с любого устройства – ноутбук, планшет, телефон, у него всегда есть доступ к актуальной базе знаний, необходимым инструкциям и регламентам.

Выбор образовательной платформы зависит от конкретных задач и потребностей, актуальных для компании. Также необходимо определить требования к системе по таким показателям, как:

• опции для управления курсами и слушателями,
• юзабилити для пользователей,
• статистика, аналитика и отчеты,
• мультимедийность используемых файлов,
• стабильность работы системы,
• масштабируемость системы,
• элементы геймификации,
• форумы и чаты для общения,
• площадка для проведения вебинаров,
• использование на планшетах и смартфонах,
• интеграция с системами кадрового учета,
• техническая поддержка,
• стоимость системы.

Что предлагает образовательная платформа WakeUP?

Разработчики сервиса особое внимание уделяют простоте и удобству использования системы для пользователей. Это касается и администрирования системы, и использования слушателями.

В функционале платформы предусмотрены все необходимые опции для решения задач электронного обучения. Система ориентирована на простое проектирование и быстрое создание учебных курсов в первую очередь в виде видеоуроков. Также доступно формирование проверочных тестов, сбор статистики по прогрессу в обучении и контролю успеваемости, предоставление аналитики. Более подробно с функциональными возможностями платформы можно ознакомиться на сайте в разделе Хелп https://wakeup-s.com/ 

Платформа WakeUP подойдет больше всего тем компаниям, для которых важно в короткие сроки организовать дистанционное обучение при ограниченном бюджете, систематизировать имеющиеся учебные материалы в курсы и наладить контроль успеваемости. Запуск корпоративного обучения с WakeUP предполагает, что обучение планируется для небольшого количества сотрудников (до 100 чел.), создавать учебные курсы будут внутренние эксперты компании, администрировать систему будут сотрудники, не являющиеся техническими специалистами. 

Среди возможных сфер применения LMS могут быть:

• Адаптация новых сотрудников (учебный курс по общим правилам работы, сервисам, инструментам, которые должны знать и применять все сотрудники компании)
• Ввод в должность (учебные курсы по специальным правилам работы, сервисам, инструментам, которые должен знать и применять сотрудник на конкретной должности)
• Обучение продуктам компании (учебные курсы по продуктовой линейке)
• Развитие hard skills (узкоспециализированные учебные курсы)
• Развитие soft skills (деловая переписка, тайм-менеджмент, позитивное мышление)
• Видеообзоры релизов обновления ПО
• Подбор персонала (ознакомительный курс о компании, тестирование кандидатов)
• Корпоративная культура (курс корпоративных ценностей, новости компании)

Чтобы получить дополнительную информацию и попробовать платформу WakeUP для электронного обучения в вашей компании, заполните заявку https://wakeup-s.com/