WebCanape: Как мы запустили электронные курсы для ввода в должность новых сотрудников
В компании WebCanape обучению персонала всегда уделяется большое внимание. Это касается как подготовки новичков, так и повышения квалификации уже работающих сотрудников.
На этапе адаптации новый сотрудник получает особенно много информации о правилах и инструментах работы. Например, есть несколько сервисов, которые мы разработали специально под себя. Работать с ними не научат в других компаниях или на внешних курсах. Поэтому ознакомление с бизнес-процессами и инструментами занимает довольно много времени.
В целом порядок ввода в должность новичков хорошо отработан. Но с ростом компании нам захотелось оптимизировать этот процесс, поэтому мы решили организовать корпоративное обучение через образовательную платформу WakeUP.
Рассказывает Наталья Подгузова, директор по персоналу компании WebCanape
На первом этапе мы определили проблемы, которые планируем решить с помощью платформы. Вместе с руководителями отделов за несколько дней мы сошлись во мнении, что для нас важно:
- Перевести часть обучения в электронный формат и систематизировать процесс
- Стандартизировать обучение, чтобы сотрудники получали одинаковый проверенный материал
- Сократить непосредственное участие руководителей в очном обучении
- Организовать автоматический сбор данных о том, кто, когда и какое обучение прошел
- Ввести дистанционный контроль успеваемости и сбор результатов по проверочным тестам
- Связать обучение с прохождением испытательного срока и повышениями сотрудников
- Повысить вовлеченность персонала через знакомство с корпоративной историей и атмосферой
Начать решили с онбординга. Нашей задачей было подготовить электронные курсы по основным бизнес-процессам и корпоративным регламентам, которые должен знать и применять каждый сотрудник компании.
Учитывая тренды дистанционного обучения, мы определили формат своих учебных курсов в виде серии коротких целевых видеоуроков. Материал в каждом курсе должен быть хорошо структурирован, чтобы сотрудник в любой момент мог легко найти нужную информацию для решения конкретной задачи. Так же для нас важно было дать сотрудникам возможность мобильного обучения без привязки к рабочему времени и месту.
В качестве критериев оценки эффективности применения платформы мы планируем анализировать такие показатели, как
- скорость обучения — время, которое требовалось на очное обучение новичков наставниками, и время, которое требуется новичками на прохождение электронных курсов;
- финансовые затраты на обучение — стоимость обучения нового сотрудника при непосредственном участии наставника и стоимость обучения при менторстве и контроле со стороны наставника.
Замерять эти показатели мы можем благодаря использованию в компании таск-менеджера с фиксацией трудозатрат и статистике, которую предоставляет платформа WakeUP.
В связи с тем, что бюджет на организацию дистанционного обучения был ограничен, курсы решено было разрабатывать силами внутренних экспертов.
На втором этапе мы запустили процесс подготовки первых курсов и внедрения платформы в компании — сформировали проектную группу и план мероприятий с дедлайнами. Немного нарушили запланированные изначально сроки, но за неполных два месяца сделали 6 базовых курсов для новых сотрудников. Конечно, во многом нам помогли уже наработанные учебные материалы.
В состав проектной группы вошли: HR-менеджер (как координатор проекта), одиннадцать внутренних экспертов (сотрудники, которые готовили курсы, материалы, тесты), руководители (для согласования курсов). Дополнительную помощь в подготовке курсов и работе с платформой оказывал методист команды WakeUP.
Каждый эксперт придерживался следующего порядка действий:
- составление плана курса с разбивкой на темы (последовательность уроков),
- сбор и/или разработка учебных материалов,
- запись видеороликов в виде скринкастов,
- составление проверочных тестов,
- подбор изображений для оформления курса,
- формирование папки с подготовленным контентом,
- создание курса и загрузка учебных материалов на платформу.
Надо сказать, что работа с платформой не потребовала наличия у экспертов специальных технических знаний и навыков. Все курсы прошли проверку и были утверждены профильными руководителями и директором.
Параллельно необходимо было дополнить документацию. Мы внесли в корпоративный регламент по обучению раздел по электронному обучению, где описали его цели и задачи, участников процесса и их основные функции, порядок и контроль прохождения обучения, правила работы с образовательной платформой. Когда курсы и регламент были готовы, на общем собрании мы презентовали всем сотрудникам подготовленные курсы и преимущества нового формата обучения.
На третьем этапе мы запустили процесс обучения новичков через платформу WakeUP. Теперь при появлении нового сотрудника в отделе руководитель может просто предоставить ему доступ к базе знаний и определить курсы для изучения. Обучение проводится самостоятельно на основе видеокурсов под контролем наставника. Проверка усвоения материалов проводится с помощью тестов после каждого урока. Автоматически все данные по результатам собираются и хранятся в системе. Руководитель в любой момент может проверить, какие курсы уже прошел сотрудник, сколько времени он на это затратил, сколько попыток прохождения тестов было предпринято, какие результаты показал новичок, насколько они отличаются от средних результатов обучающихся.
Дополнительно мы смогли повлиять на заинтересованность сотрудников в обучении. Условие об изучении конкретных курсов и результатах тестов мы включили в индивидуальные планы адаптации новичков в качестве одного из показателей, который мы оцениваем по итогам испытательного срока и принимаем решение о его прохождении.
Общее управление образовательной платформой и процессом разработки новых курсов, а также анализ общей статистики по обучению остается за HR-службой. Теперь мы планируем расширять количество курсов и сферы использования образовательной платформы WakeUP для корпоративного обучения сотрудников компании.
Справка
WebCanape — агентство комплексного интернет-маркетинга. Компания предоставляет услуги разработки сайтов, интернет-рекламы, продвижения и автоматизации бизнес-процессов. Работает на Digital-рынке более 12 лет. В штате — 94 специалиста и эксперт Яндекса по обучению. Агентство сертифицировано в Яндекс и Google и является членом элитарного клуба сертифицированных агентств рейтинга Ruward, аккредитовано Технопарком «Сколково».
Сайт компании: www.web-canape.ru
